טיוטה — לפני בדיקה משפטית ולפני מילוי פרטי החברה המפעילה.

מדיניות פרטיות — shiftfloo

עודכן: [תאריך]

1. כללי

1.1. מדיניות זו מתארת כיצד נאסף, נשמר ומעובד מידע במערכת shiftfloo ("המערכת"), המופעלת על ידי [שם החברה המפעילה, ח.פ., כתובת] ("המפעיל", "אנחנו").

1.2. המדיניות חלה על עובדים, מנהלים ומשתמשים אחרים שהמעסיק שלהם פתח עבורם חשבון במערכת ("המשתמש", "את/ה"), ועל מבקרים באתר.

1.3. המדיניות מנוסחת בלשון אחת לנוחות בלבד, ומתייחסת לכל המגדרים.

1.4. השימוש במערכת מהווה הסכמה למדיניות זו, בכפוף לדין. אם אינך מסכים/ה לה, אין להשתמש במערכת, ויש לפנות למעסיק.

2. תפקידי הצדדים

2.1. המעסיק ("הלקוח") הוא שהחליט להשתמש במערכת, והוא בעל מאגר המידע כמשמעותו בחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 ("החוק"). המעסיק אחראי, בין היתר, לחוקיות איסוף המידע ולמטרותיו, למסירת הודעה לעובדים כנדרש בדין, לקבלת הסכמה היכן שנדרשת (למשל לאיסוף מיקום), ולנכונות המידע שהוא מזין.

2.2. המפעיל הוא מחזיק במידע עבור הלקוח: הוא מעבד את המידע רק לצורך מתן השירות ולפי הוראות הלקוח, ואינו קובע את מטרות העיבוד.

2.3. פניות בעניין המידע עליך — יש להפנות קודם כול למעסיק. פנייה שתגיע אלינו תועבר אליו.

3. איזה מידע נאסף

3.1. פרטים שהמעסיק או המשתמש מזינים: שם, שם משתמש, טלפון, אימייל, כתובת, מחלקה, סניף, תפקיד ותאריך תחילת עבודה.

3.2. נוכחות: שעות כניסה, יציאה והפסקות, ובקשות לתיקון שעות. אם הלקוח הפעיל זאת — גם מיקום בעת לחיצה על דיווח נוכחות בלבד. המערכת אינה עוקבת אחר מיקום באופן רציף.

3.3. סידור עבודה ובקשות: משמרות, אילוצים, חופשות, החלפות ודיווחי מחלה, לרבות אישורים רפואיים שהועלו.

3.4. מסמכי שכר: תלושי שכר, טופס 106 ויתרות חופשה, מחלה והבראה.

3.5. טופס 101: הפרטים שמולאו (לרבות מספר זהות, מצב משפחתי, ילדים ופרטי חשבון בנק) והמסמכים שצורפו.

3.6. תמונת פרופיל, אם הועלתה.

3.7. מידע טכני: יומן פעולות (כניסות, שינויים וצפייה במסמכים), מזהה התראות אם אושרו התראות, ומידע טכני בסיסי על הדפדפן והחיבור.

3.8. אין חובה חוקית למסור את המידע, אולם ללא חלק ממנו לא ניתן להשתמש במערכת, ומסירת חלק מהמידע (למשל טופס 101) עשויה להידרש מכוח דין אחר. מידע רגיש — כגון מידע רפואי באישורי מחלה — נמסר לפי שיקול דעתך ולפי דרישת המעסיק.

4. מטרות השימוש במידע

4.1. סידור משמרות, רישום נוכחות וחישוב שעות לצורכי דיווח ובקרה.

4.2. הפצת מסמכי שכר, הגשת טפסים למעסיק וניהול בקשות.

4.3. שליחת התראות ומיילים הנוגעים לעבודה ולשירות.

4.4. אבטחת המערכת, מניעת שימוש לרעה, תמיכה טכנית ושיפור השירות.

4.5. עמידה בדרישות הדין.

4.6. המידע לא ישמש לפרסום, לא יימכר ולא יועבר לצד שלישי לצורכי שיווק.

5. מי רשאי לראות את המידע

5.1. המשתמש: המידע שלו.

5.2. מנהלי משמרת: מידע על עובדי הסניף שלהם, ללא מסמכי שכר ופרטי טופס 101.

5.3. אדמין מטעם המעסיק: כל מידע החברה. צפייה במסמכים רגישים נרשמת ביומן.

5.4. צוות התמיכה של המפעיל: רק לצורך טיפול בפנייה, לשעה אחת בכל כניסה, עם סיבה מתועדת. המעסיק מקבל הודעה, והכניסה וכל פעולה נרשמות ביומן של החברה.

5.5. ספקי משנה: אחסון ושרתים, שליחת מיילים והתראות — במסגרת מתן השירות בלבד, בכפוף להתחייבויות סודיות ואבטחה. חלק מהספקים עשויים לאחסן מידע מחוץ לישראל, בכפוף לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001. רשימת ספקי המשנה זמינה ללקוח לפי בקשה.

5.6. רשויות: אם נידרש לכך על פי דין, צו שיפוטי או דרישה של רשות מוסמכת.

6. אבטחת מידע

6.1. אנו נוקטים אמצעים סבירים ומקובלים לאבטחת המידע, בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017, ובהם: הפרדה מלאה בין לקוחות, הצפנת תעבורה, סיסמאות שאינן נשמרות בגלוי, חיבורים מוגבלים בזמן, נעילה אחרי ניסיונות כושלים, יומן פעולות וגיבוי יומי.

6.2. אין אבטחה מושלמת. אף מערכת מקוונת אינה חסינה לחלוטין מפני חדירה, תקלה או גישה בלתי מורשית, ולכן איננו יכולים להבטיח הגנה מוחלטת על המידע.

6.3. המשתמש אחראי לשמור על סודיות פרטי הכניסה שלו, לא למסור אותם לאחרים, ולהתנתק ממכשיר משותף. יש לדווח לנו או למעסיק מיד על חשד לשימוש לא מורשה.

6.4. במקרה של אירוע אבטחה חמור נפעל כנדרש בדין, לרבות דיווח לרשות להגנת הפרטיות ולמעסיק.

7. שמירת מידע ומחיקתו

7.1. סידור עבודה ובקשות: נמחקים אוטומטית לאחר 3 חודשים.

7.2. נוכחות, מסמכי שכר וטפסים: נשמרים כל עוד הלקוח משתמש במערכת, או לתקופה שהלקוח קובע, ובכפוף לחובות שמירה על פי דין.

7.3. בסיום ההתקשרות עם הלקוח: המידע מיוצא ללקוח ונמחק מהמערכת. עותקי גיבוי נמחקים במחזור הגיבוי הרגיל. נשמרים רק נתונים שחובה לשמור על פי דין (למשל חשבוניות).

8. זכויות המשתמש

8.1. עיון: זכותך לעיין במידע עליך, בהתאם לסעיף 13 לחוק.

8.2. תיקון ומחיקה: אם המידע אינו נכון, שלם, ברור או מעודכן — זכותך לבקש לתקנו או למחקו, בהתאם לסעיף 14 לחוק.

8.3. בקשות יש להגיש למעסיק, שהוא בעל המאגר. ניתן גם לפנות אלינו בכתובת [privacy@shiftfloo.co.il], ונעביר את הפנייה למעסיק.

8.4. חלק מהפרטים (למשל פרטי קשר ותמונה) ניתנים לעדכון ישירות באזור האישי באפליקציה.

9. עוגיות ואחסון במכשיר

9.1. האפליקציה שומרת במכשיר רק את הנחוץ לפעולתה: אסימון חיבור (לא סיסמה), העדפות תצוגה, ובטאבלט קיוסק — את הפעלת הקיוסק.

9.2. אין שימוש בעוגיות פרסום או במעקב של צדדים שלישיים לצורכי שיווק.

10. הגבלת אחריות

10.1. המערכת היא כלי עזר לניהול סידור עבודה, נוכחות ומסמכים. נכונות הנתונים שמוזנים בה, ההגדרות שנקבעו בה (לרבות חוזי עבודה, לוחות חגים ותעריפים) וההחלטות המתקבלות על סמך המידע שבה — הן באחריות הלקוח בלבד.

10.2. חישובי שעות, שעות נוספות, יתרות חופשה, מחלה והבראה ושכר משוער מוצגים לצורכי דיווח ובקרה בלבד. הם אינם מהווים ייעוץ משפטי, חשבונאי או שכר, ואינם מחליפים את בדיקת מחלקת השכר או רואה החשבון של הלקוח. הנתונים הקובעים הם אלה שבתלוש השכר.

10.3. השירות ניתן "כמות שהוא" (AS IS) ו"כפי שהוא זמין" (AS AVAILABLE). אף שאנו פועלים לזמינות גבוהה, ייתכנו הפסקות, תקלות או עיכובים — לרבות בשירותי צד שלישי (ספקי תשתית, מייל והתראות, שעוני נוכחות, ספקי אינטרנט וסלולר) — שאינם בשליטתנו.

10.4. ככל שהדין מתיר, המפעיל, עובדיו ומי מטעמו לא יישאו באחריות לכל נזק עקיף, תוצאתי, מיוחד או נלווה, לרבות אובדן הכנסה, רווח, מידע או מוניטין, הנובע מהשימוש במערכת או מחוסר האפשרות להשתמש בה, ובכלל זה מהסתמכות על חישוב, התראה או מסמך שהופקו בה.

10.5. ככל שהדין מתיר, האחריות הכוללת של המפעיל כלפי הלקוח בגין כל עילה תוגבל לסכום ששולם למפעיל בעבור השירות ב-[12] החודשים שקדמו לאירוע שבגינו נטענת האחריות. במקרה של סתירה, יגברו הוראות ההסכם בין המפעיל ללקוח.

10.6. המפעיל אינו אחראי למידע שהלקוח או המשתמשים הזינו, העלו או שלחו באמצעות המערכת, לרבות הודעות, מסמכים ותמונות, ואינו אחראי לשימוש שהלקוח עושה במידע.

10.7. האתר והאפליקציה עשויים לכלול קישורים לאתרים או לשירותים של צדדים שלישיים. איננו אחראים לתוכנם או למדיניות הפרטיות שלהם.

10.8. אין באמור כדי לגרוע מזכויות שאינן ניתנות להתניה על פי דין.

11. שינויים במדיניות

11.1. אנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. הנוסח המעודכן יפורסם בעמוד זה, עם תאריך העדכון.

11.2. שינוי מהותי יובא לידיעת הלקוחות מראש, וככל הנדרש — גם לידיעת המשתמשים.

12. דין וסמכות שיפוט

12.1. על מדיניות זו יחולו דיני מדינת ישראל בלבד.

12.2. סמכות השיפוט הבלעדית בכל עניין הנוגע למדיניות תהיה נתונה לבתי המשפט המוסמכים ב[עיר].

13. יצירת קשר

בכל שאלה בנוגע למדיניות או לפרטיות: [privacy@shiftfloo.co.il] · [שם החברה המפעילה, כתובת, טלפון].